La falta de gestión de stocks y el derrame de combustible son dos de los principales problemas que puede llegar a enfrentar una estación de servicio. La falta de gestión en los inventarios afecta mucho la rentabilidad de las empresas, sumado a que los posibles derrames son responsables de la generación de altas multas, accidentes e impactos irreversibles al medio ambiente.

Los procedimientos para descarga de combustible son importantísimos para garantizar la seguridad de su establecimiento. Aunque requieran redoblada atención, los procesos (cuando se realizan de manera correcta) sirven para evitar contaminaciones y riesgos de accidentes.

Encargarse de una estación de servicio, debido a los riesgos inherentes a la actividad, exige gran responsabilidad y conocimiento de los estrictos reglamentos que rigen este sector. Las actividades que se llevan a cabo en una estación en general se consideran potencialmente contaminantes, y todas las prácticas que se realizan en ella merecen atención desde el punto de vista normativo con el fin de averiguar si existe algún impedimento o necesidad de adecuación de los equipos e instalaciones de la estación. Para saber si su estación cumple la legislación, debe: 1) Comprobar si atiende las disposiciones del CONAMA 273 A partir del año 2000, el CONAMA (Consejo Nacional del Medioambiente), mediante la Resolución 273, definió nuevas normas relativas a los materiales y los equipos que deben instalarse en las estaciones de abastecimiento, con miras a una mayor protección ambiental. Es necesario saber si la estación cumple estas reglas y, en caso de que haya dificultades para discernirlo, puede necesitarse la ayuda de una empresa de ingeniería especializada en este sector. Actualmente los tanques de doble pared son ideales, pero hoy en día, de acuerdo a la región o antigüedad de las estaciones de servicio no vienen con esta característica. Por este motivo, recomendamos los sistemas de monitoreo automáticos ya que se encargan de mitigar estas amenazas, no solo para los tanques expuestos, sino también para los tanques que están bajo tierra. A su vez, los sensores permiten tener el control de las fugas en el espacio intersticial. Por otro lado, se exige instalar una canaleta en forma de U alrededor de estas áreas. Asimismo, hay que prestar atención al organismo ambiental de la región y a la legislación estadual, que puede exigir otras medidas como, por ejemplo, la adopción de sistemas de reciclado de agua y/o aprovechamiento del agua de lluvia, otros equipos de protección ambiental o incluso el respeto de espacios y distancias específicos. En caso de duda, cabe consultar con las Cámaras o Sindicados del sector; algunos de ellos incluso ofrecen manuales y orientaciones en su propio sitio web, para ayudar a entender la legislación. 2) Monitorear la ocurrencia de eventuales fugas Como se mencionó, debe haber un depósito de contención de fugas (sump) instalado debajo de las bombas de abastecimiento, filtros y sobre los tanques de almacenamiento de combustible. Estos sumps deben inspeccionarse periódicamente para identificar eventuales fugas. La Resolución CONAMA 273 prevé la adopción de un sistema electrónico de monitoreo de dichos sumps; en caso de que haya líquido en estos lugares, se dispara una alarma para evitar que el líquido transborde y contamine el medioambiente. El monitoreo permanente se hace con sensores que detectan inmediatamente la presencia del producto, agua o peérdida de presión en líneas, garantizando la hermeticidad del conjunto. 3) Comprobar la posibilidad de reutilizar el agua Si la estación trabaja con lavaje/lavado, es oportuno comprobar si existe la posibilidad de instalar un sistema de reutilización para evitar desperdicios y reaprovechar el agua (tanto el agua de la lluvia como la del propio lavado). En este sentido, cabe consultar la legislación municipal para comprobar si se prevé su obligatoriedad. También debe preverse la instalación de una caja separadora de aceite conectada a las canaletas para captar el agua de la zona de abastecimiento y del área de lavado. Una cuestión fundamental es velar por el mantenimiento de dicha caja separadora de acuerdo con las recomendaciones del fabricante para garantizar la eficiencia del proceso y evitar daños al medioambiente y multas elevadas al establecimiento. 4) Preocuparse por utilizar productos de lavado seguros Champús de composición biodegradable, que puedan descomponerse más fácilmente en el medioambiente y otros productos clasificados como menos ofensivos, incluso para la salud del trabajador, ya son comercializados por proveedores especializados. Proyectos de ley de diversos estados prevén la utilización de productos biodegradables, por lo que compete a cada estación averiguar si en el lugar en que está situada la estación existe una legislación específica y, con independencia de ello, tratar de operar de forma sustentable, con un menor impacto sobre el medioambiente. 5) Utilizar EPI (Equipos de protección individual) El contacto de la piel o las vías respiratorias con los productos químicos utilizados para lavar (pulverización de productos) puede ser perjudicial para la salud de los trabajadores. Se recomienda usar guantes, gafas de protección, máscaras y botas impermeables y, de preferencia, camisas de manga larga para evitar que los brazos queden expuestos a los productos utilizados, así como delantal de seguridad, en este caso. Para el abastecimiento, se exige utilizar calzado especial y guantes apropiados, y asimismo se recomienda usar máscaras en el momento de abastecer para evitar inhalar vapores. Para llevar a cabo procedimientos de lubricación se recomienda proteger las manos con cremas específicas que no entorpezcan las maniobras manuales como ocurre con guantes, además de gafas. ¿Cómo saber si la estación puede o no ofrecer otros servicios? Por último, para saber si su estación puede o no explotar otras actividades/ofrecer otros servicios, corresponde definir bien qué actividad secundaria desempeñará y analizar si hay espacio físico suficiente (por ejemplo, en caso de tiendas de conveniencia, puede exigirse una distancia mínima entre la tienda y las bombas de abastecimiento). Además de consultar con las Cámaras y Sindicatos de la región, también es oportuno contar con el asesoramiento de una oficina contable (de preferencia especializada en el sector de estaciones de servicio) para obtener información adicional, como, por ejemplo, si para realizar esta actividad será necesario tener un número de identificación fiscal diferente al de la estación (dependiendo de la CNAE [clasificación nacional de actividades económicas] en que se encuadrará). Por lo tanto, averigüe cuáles son las exigencias legales específicas de su región, adecue sus instalaciones a las normas ambientales y ¡no deje de observar periódicamente los procedimientos de seguridad!

Quien lleva algún tiempo administrando una estación ya debe haberse percatado de lo mucho que cambió su actividad en las últimas décadas. Su rutina es diferente. Desaparecieron de escena los procesos manuales, los cuales cedieron el paso a las computadoras y sus sistemas inteligentes. Casi todo lo que abarca la gestión estratégica de una estación de servicio cambió y recibió el apoyo de la tecnología para evolucionar y agilizarse. Una de las innovaciones que surgieron y tuvieron gran impacto en el mercado gracias a su utilidad fue el sistema de medición y monitoreo ambiental. Para quienes no lo saben, se trata de pequeños equipos responsables de importantes cambios en el trabajo de los empleados y administradores gracias a un factor muy simple: su exactitud. La tecnología utilizada en su programación les permite realizar una lectura completa de la situación de los tanques de combustible, algo que cualquier administrador necesita para llevar a cabo las actividades burocráticas de su trabajo, como el cumplimiento de las leyes ambientales y el registro de las existencias. Al margen de su principal finalidad, el sistema está conectado y proporciona información actualizada por Internet. Esta mejora ayuda mucho a qui en se ocupa de la administración de más de una estación de servicio y necesita estar a tento constantemente a la información relacionada con las existencias. Presentamos a continuación 5 situaciones comunes de la rutina de un administrador de estación de servicio y cómo el acceso de datos del sistema a través de la IP puede marcar la diferencia respecto a cada una de ellas.

¿Cuál es la variación de existencias de su estación de servicio? ¿Cómo gestiona las existencias? Si recurre a controles manuales para gestionar su sitio, puede sufrir pérdidas de combustible (y financieras) –sin contar el desperdicio de tiempo que significa el desplazamiento de un operador para realizar una tarea que no añade valor a la venta de combustible–. Hasta que el perjuicio no sea un hecho comprobado, es siempre difícil admitir que se está perdiendo dinero. La cuestión es que, con un método de medición manual, por medio de una regla o varilla, es casi imposible garantizar un nivel de variación de existencias menor que 0,6 %, aceptable según la ley. Y aunque los números de los registros indiquen que las cifras se encuentran dentro del nivel aceptable, ¿quién nos asegura que se trata de datos confiables? Dado que el volumen de combustible que se mueve en una estación de servicio es alto, es natural que el propietario no note con claridad si se producen eventuales pérdidas. Si hay un desvío, por ejemplo, de 50 litros de gasolina por día, es posible que el administrador piense que se trata de una pérdida natural resultante de la operación, bien causada por evaporación o bien por pequeñas fugas, diferencias derivadas de surtidores o dispensadores que no están calibrados correctamente y/o divergencias en las entregas de combustible. Automatización de la estación de servicio: torne su operación más eficiente La automatización de la estación es la mejor manera de aumentar la eficiencia operacional de su establecimiento y reducir las pérdidas. Al utilizar un sistema de medición de monitoreo ambiental, por ejemplo, usted podrá controlar exactamente la cantidad de combustible que se descarga, sin necesidad de enviar a un empleado para que realice el seguimiento de la entrega y sin eventuales desviaciones y errores. Como el sistema opera 24 horas, usted comienza a contar con una gestión continua del negocio. Si se efectúa una descarga de combustible, programada para la madrugada o la noche, el sistema acusa en tiempo real el movimiento realizado, y usted verá la información registrada en la consola y podrá acceder a ella remotamente por correo electrónico o a través de la propia consola, en cualquier momento. Es la mejor manera de eliminar posibles variables de inseguridad al operar su estación de servicio. Cualquier centavo más que ahorre significa más ganancias. Por lo tanto, tener en cuenta la automatización de la estación es el primer paso para reducir costos y contar con una operación más rentable. Piense en implementar una medición electrónica a fin de contar con una gestión más eficiente y asegurarse así de no sufrir más pérdidas financieras y no contaminar el medioambiente.

Imagine la siguiente escena: tras concretar la compra de combustibles para reposición, el administrador de la estación se da cuenta de que le despacharon menos combustible del que compró.

Identificar algunas claves de almacenamiento de combustible es indispensable en el sector agrícola debido al gran consumo de este recurso en dicho sector. Se estima que representa al menos el 27% de los costos globales sobre explotación.

Con el constante aumento de la cantidad de vehículos en las calles, una buena opción es invertir en una estación de servicio. No obstante, para tener éxito en este nuevo emprendimiento, es importante entender las particularidades de este sector. A continuación, elaboramos un Checklist para que tenga en cuenta las principales etapas a la hora de establecer su estación de servicio con éxito.

¿Cómo gestiona financieramente su estación de servicio? Por increíble que parezca, no es difícil encontrar establecimientos que, aún hoy, controlan el flujo de entrada y salida de dinero mediante anotaciones en cuadernos o incluso en papeles sueltos.

El gestor moderno tiene la misión de ser innovador, dinámico y estar siempre un paso adelante a fin de optimizar el desempeño de su equipo, mejorar los procesos, disminuir costos y promover resultados. En un sector tan competitivo como el de la distribución de combustibles, sabemos que la rutina del gestor exige muchas responsabilidades, las cuales a veces lo obligan a alejarse de su establecimiento –ausencia que puede entorpecer el flujo de algunos servicios–. Por ello, lograr gestionar las actividades con movilidad es una facilidad que viene siendo procurada por muchos emprendedores como una forma de gestionar el negocio con más rapidez, amplitud y confiabilidad. No hay dudas respecto a los diversos beneficios que una estación de servicio adquiere al contar con un sistema de gestión automatizado: velocidad en la toma de decisiones, seguridad en las operaciones y acceso total e ilimitado a todos los datos, lo que hace posible un mayor control.