Imagine la siguiente escena: tras concretar la compra de combustibles para reposición, el administrador de la estación se da cuenta de que le despacharon menos combustible del que compró.

Quien trabaja en el ramo sabe que este tipo de situación no es tan infrecuente como se piensa, pues, al final de cuentas, existen diversas razones para que ocurra.

Lo primero que nos asalta es la sensación de haber sido engañados por el proveedor o la transportadora. Sin embargo, la respuesta muchas veces no es la existencia de un fraude, sino un fenómeno químico: la capacidad que tienen los líquidos –como el etanol y la gasolina– de dilatarse o contraerse de acuerdo con la temperatura ambiente. Este fenómeno es evidente cuando la distribuidora de combustible pone el producto en el camión cisterna a una temperatura y se lo entrega a la estación a una temperatura diferente.

A la hora de reponer los combustibles en la estación, el combustible almacenado en el camión cisterna puede calentarse o enfriarse de acuerdo con la temperatura ambiente, lo que tendrá como resultado un volumen bruto diferente al volumen que había en el momento de rellenar el compartimento del camión. Un sistema de medición de tanques que sea capaz de indicar esta variación es una herramienta poderosa para controlar el proceso de entrega, pues, al fin y al cabo, cuanto menores sean las pérdidas, mejores serán los resultados financieros.

Hacer las cuentas

Existen dos procesos comunes para analizar cuánto se perdió debido a la variación de temperatura durante el transporte.

Proceso n. o 1

La estación calcula la cantidad de combustible presente en el tanque antes de descargarlo y comprueba el valor después del procedimiento. Una vez hecho esto, los administradores de la estación comparan la diferencia respecto al volumen de combustible comprado, calculando así la diferencia.

Proceso n. o 2

La estación confirma si la carga del camión llegaba a la línea señalizadora (esto también debe confirmarse en el proceso 1) y confirma si hay una diferencia. En el caso de que la haya, la estación completa el nivel del camión con su propia bomba, contabiliza la diferencia y emite una factura para el distribuidor, quien efectúa el pago correspondiente al valor repuesto.

Sin lugar a dudas, el primer proceso es más eficaz y exige mucho menos trabajo por parte de los empleados y administradores de la estación. Una simple cuenta de substracción y una breve comparación de números son procedimientos mucho más simples que el relleno del camión cisterna y la emisión de una factura para el proveedor.

¿Entonces por qué no adoptar solamente el primer procedimiento?

Esta pregunta encuentra su respuesta en un proceso muy común en las estaciones: la forma de medición que se usa para comprobar el volumen de los tanques.

Las estaciones que continúan empleando reglas de medición manual nunca lograrán comprobar con precisión los números necesarios para realizar el primer procedimiento, por lo que les restará únicamente la segunda opción.

Además de tratarse de un proceso arcaico y que representa riesgos para la salud y la seguridad de los empleados, la regla no es tan eficiente como los sistemas de medición y monitoreo electrónicos.

El sistema automático de medición de tanques se creó con el fin de reducir el desperdicio de tiempo de la medición manual y optimizar la gestión de las existencias de una estación. Su uso es fundamental para calcular correctamente el impacto de la variación de temperatura sobre las existencias.

Al utilizar el sistema de medición, la estación logra determinar si existen o no fraudes o desvíos de mercadería, además de obtener informes automáticos de entrega de combustible en los tanques, los cuales son fundamentales para supervisar el proceso de reposición de existencias de la estación.

El sistema es capaz de proveer todos los datos necesarios para un correcto control del proceso de entrega de combustible, tales como el volumen antes de la entrega, el volumen tras la entrega, el volumen compensado a 20 °C, la temperatura, etc. A partir de allí, la toma de decisiones y el análisis pueden realizarse con mucho más asertividad y de forma automatizada.

¿Cómo reducir las pérdidas?

La primera sugerencia que podemos plantearle al dueño de una estación que pretende disminuir las pérdidas es: modernizarla. El mercado es demasiado competitivo como para dejar que ocurran pérdidas. Es necesario tener un control preciso de las existencias, y ello solamente será posible si se adopta un sistema electrónico de medición de tanques y monitoreo ambiental.

Se trata de inversiones que resultan necesarias y producen excelentes ganancias. Puede calcular la magnitud de las pérdidas que supone la medición manual frente a la inversión necesaria para adquirir un sistema electrónico. Preparamos una calculadora de ROI –rendimiento de la inversión– para que pueda analizar la dimensión perdida mensual que significa adoptar procesos de medición manuales.

La segunda opción es optimizar su logística. Encuentre proveedores de calidad cerca de su estación(es) administrada(s) por su empresa. Cuanto más cerca se encuentre el proveedor, menor será la probabilidad de que haya pérdidas que se deban a la variación de temperatura.

Volviendo a la situación planteada al inicio de este texto, podemos concluir que no toda diferencia en la descarga de combustible constituye un fraude. A pesar de ser pequeñas, las pérdidas causadas por la variación de temperatura pueden y deben detectarse, y solamente un buen sistema de medición podrá ayudarlo en este proceso.

Si desea conocer más sobre los sistemas de medición o si le interesan otros contenidos relacionados con la administración de las estaciones de servicio, no deje de visitar nuestro blog.