Na tentativa de evitar o receio de possíveis complicações na capacidade de atendimento a todos os clientes que procuram o posto, alguns gestores podem acabar dando espaço a uma situação problemática: a compra de combustível além do que deve e a posterior dificuldade em lidar com a resolução do caso.

É a tal falha de, ao tentar não pecar por falta, pecar por excesso.

Sempre que isso acontecer, embora não seja algo tão comum devido às mudanças de processos ocorridas ao longo da evolução da atividade, existe o considerável risco de haver perda de combustível devido a tais circunstâncias, o que pode ocasionar transtornos e representar até prejuízos maiores para o posto.

Para evitar perdas financeiras no posto só existe uma saída: apostar no controle efetivo de seu estoque e operações, garantindo mais eficiência e acerto nas decisões tomadas.

Veja a seguir algumas dicas básicas para isso e saiba como prevenir seu posto contra problemas do tipo:

1 - Observe o mercado de sua região e suas saídas

Para ter uma boa gestão do seu estoque você deverá, acima de tudo, observar as características do mercado de sua região e como ele se comporta, quais tipos de combustíveis mais saem, analisar seu histórico de compras e acompanhar os indicadores.

Nesse ponto é ainda mais evidente a importância do conhecimento e monitoramento de informações confiáveis e de máxima precisão nos dados para a boa gestão do posto de combustível.

O monitoramento, em todos o sentidos, vai ajudar a identificar a real média das demandas de seus clientes e da região e assim ajustar sua capacidade de atendimento buscando um equilíbrio entre o quanto você realmente vende, o quanto pode armazenar e o quanto está comprando.

2 - Esteja atento ao prazo de validade de seu combustível

Outro fator de perda por excesso e que precisa ser considerado pode se dar mesmo quando você não compra combustível a mais do que os tanques podem suportar, mas sim quando armazena produto em quantidade tão grande que não dará tempo de ser consumida em x tempo, a partir do qual ele não deve ser mais comercializado.

É o caso, por exemplo, de combustíveis especiais (Premium) — que geralmente tem saída menor que a gasolina comum ou o etanol e que podem ter uma armazenagem diferenciada (em quesito quantidade, nem sempre encher o tanque) em relação aos demais tipos.

Se isso não for observado você poderá perder o combustível adquirido em excesso, que não foi consumido a tempo.

É preciso, portanto, prestar atenção às recomendações da ANP que indica avaliar a qualidade do combustível a cada 30 dias, a fim de verificar problemas de oxidação e a validade do produto que foi comprado.

3 - Aposte em sistemas de medição confiáveis

Ao fazer um novo pedido de entrega de combustível é necessário verificar se realmente o nível de combustível no tanque está mensurado corretamente, para não se correr o risco de fazer uma interpretação errada de régua, por exemplo, e encomendar mais combustível do que pode suportar.

Ao chegar no posto, o caminhão simplesmente não vai poder descarregar e haverá toda uma questão em torno do que fazer: devolução de nota, devolução de combustível e assim por diante.

A régua, ao dar uma medida em centímetros, exigia que se fizesse o transporte dos valores para uma tabela que mostrava o volume aproximado, mas que por vezes dava noções imprecisas da real capacidade dos tanques.

Hoje temos soluções mais automatizadas e é preciso sempre buscar adequar o sistema de medição do posto para minimizar a possibilidade de erros manuais e gerenciamento incorreto da operação também por falta de monitoramento adequado do nível dos tanques, o que, inclusive, pode gerar outros problemas.

Se no momento da descarga de algum caminhão um funcionário eventualmente der uma informação incorreta a respeito de qual tanque deverá receber o combustível, é possível que ocorra excesso de combustível em um tanque só e perda por derrame.

Por isso é cada vez mais importante ter monitoramento desses níveis e, claro, também ajustá-los sempre de acordo com as demandas do mercado local, como abordamos.

4 - Esteja atento ao seu sistema e utilize-o como aliado

Por fim, o maior custo x benefício de um sistema informatizado e menos manual para controle de seu posto está justamente em poder obter informações mais fáceis com ele e assim ter como otimizar os recursos.

Um gestor pode usá-lo para acompanhar as operações do posto até mesmo à distância, o que proporciona um controle em tempo real que dá a ele uma visão mais ampla de seu negócio, de quais são as necessidades dele e de como garantir que nunca falte (ou sobre) nada para seu correto funcionamento.

E então, você já teve inconvenientes alguma vez com compra de combustível em excesso, dificuldades na reversão do problema ou maiores prejuízos com ele? Compartilhe sua experiência ou continue acompanhando nosso blog para encontrar mais dicas valiosas sobre o assunto!