Asegurar que la empresa tenga un stock actualizado es la mejor forma de tener control sobre el volumen de combustible que entra y sale. Es mediante la reconciliación de inventario que logramos identificar si una estación está sufriendo variaciones como rebalses de los tanques, desvíos de mercaderías y pérdidas en las entregas. Con ella incluso es posible gestionar las actividades de las organizaciones, impidiendo que esos problemas se intensifiquen y que la pérdida de dinero sin reconciliación perjudique la rentabilidad.

¿Desea saber cómo evitar pérdidas y cuál es el sistema capaz de realizar la gestión de la estación mediante la reconciliación? ¡Continúe leyendo este post!

¿Puedo evitar pérdidas con la reconciliación de inventario?

A ningún empresario le gustaría ver que se “desperdicia” su patrimonio. Sin embargo, la falta de informes confiables sobre los stocks y las operaciones, desde la entrega hasta el retiro del combustible, últimamente deriva en situaciones desfavorables, pérdidas de dinero y una mala gestión de los negocios.  

Para evitar que esos errores se vuelvan frecuentes, las empresas últimamente utilizan la reconciliación como solución para la gestión financiera de sus organizaciones. Cuando se implanta ese sistema de gestión, las estaciones adquieren el control del volumen de su stock, la cantidad exacta de mercaderías que fueron vendidas y las probables fallas que pueden acarrear pérdidas. Entonces sí, la reconciliación evita pérdidas y es una necesidad para todos aquellos que esperan mantener la solidez de su marca en el mercado.

Riesgos que pueden evitarse con la reconciliación de inventario

Un problema que acarrea complejas pérdidas para las empresas es aquel relacionado con el derrame de combustible.  El año pasado, el portal G1 publicó en su página uno de esos casos, cuando un derrame de gasolina en Uberlandia terminó alcanzando la red pluvial de la ciudad, perjudicando a los residentes y al medio ambiente. Luego de leer el reportaje, queda claro que esa era una situación que podría haberse contenido si el establecimiento hubiera realizado el monitoreo de los tanques y los surtidores.

Para evitar que esas filtraciones sean frecuentes, la reconciliación, con base en informes confiables, le permite al propietario hacer un seguimiento en tiempo real de la existencia de pérdidas de combustible, posibilitando así una toma de decisión más rápida para impedir cualquier escenario de riesgo. En ese caso, la reconciliación evita pérdidas, e impide que la empresa deba pagar altísimas penalidades derivadas del impacto al medio ambiente. Sin amenazas de que el combustible pueda alcanzar las capas freáticas, la estación queda segura y tranquila para desempeñar sus actividades sin ninguna preocupación.

Además, la reconciliación de inventario también impide que se cometan desvíos y fraudes durante el movimiento de los surtidores. Esa precaución ayuda al empresario a tener acceso a los informes sobre las mercaderías, y lo alerta sobre cualquier actividad fuera de lo normal que eventualmente pueda interferir en el presupuesto y en el inventario de su empresa. Así, la gestión de la estación con reconciliación logra evitar mayores pérdidas, que pueden mensurarse del corto al largo plazo.

Otro problema serio y que merece total atención es el que se refiere a la adulteración de combustible. En algunos casos que ya difundió la prensa, como la Operación Estanque, vemos que se ha vuelto un problema frecuente, posible y que puede terminar acarreando pérdidas inmensurables para los empresarios.  

Con la sustitución de combustible por agua, por ejemplo, muchas estaciones pueden recibir mercaderías adulteradas sin siquiera saberlo. Ese es un problema que no sólo perjudica a la reputación de la marca en el mercado, sino que también puede interferir negativamente con la calidad de los productos dirigidos al consumidor.

Ese es un riesgo que no se puede correr, ¿verdad?

Con la reconciliación de inventario, es posible identificar los errores en el momento exacto de la entrega, evitando así que su empresa deba arcar con imprevistos innecesarios, penalidades extremas y la compensación pagada por un producto corrompido y de baja calidad.

Cómo hacer la reconciliación de inventario

Usar la reconciliación como solución para la gestión financiera es importante y se puede realizar mediante un sistema de medición electrónica. Con esa herramienta, la reconciliación de inventario le permite al gestor obtener informes relevantes y precisos con respecto al volumen de su stock y sobre el movimiento de los surtidores.

Al ser más confiable que el cálculo manual (que se hace con varilla), el sistema de medición electrónica evita que los recursos de la empresa se desperdicien en virtud de una evaluación ineficiente, y permite que el gestor disponga de más tiempo para invertir en los demás sectores. Además, el sistema permite que en la reconciliación se dé por sentada la confiabilidad de la información, lo cual deriva en una mejor toma de decisiones e impide que se manipulen los datos.

Ello permite que su empresa logre tener una mejor administración de la cantidad de productos en stock, garantizando una mejor gestión de las operaciones y beneficiando la rentabilidad de sus negocios.

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