Administradores de postos de combustíveis estão habituados a realizar a reconciliação de inventário. No Brasil, a técnica mais utilizada para essa atividade é manual, seja por medição por régua ou por equipamentos de medição eletrônica.

O problema é que esses métodos são suscetíveis a erros, além de serem insuficientes com a demanda dos gestores por informações que subsidiem a tomada de decisões assertiva.

Como gerenciar algo que não é devidamente mensurado?

Para elaborar o inventário tradicional, coloca-se uma régua na entrada do tanque e determina-se o volume de combustível mantido no estoque de acordo com o nível de líquido. Esse processo, em desacordo com a redação mais recente da NR9, possui uma série de pontos-fracos, a começar pela necessidade de dispor de um funcionário para fazer as medições. Isso significa que horas de trabalho são gastas em uma tarefa que não agrega valor ao posto.

Para piorar, o método está propenso a erros. Se o funcionário colocar a régua levemente torta durante a medição, o dado obtido não será preciso. Dependendo do tamanho do tanque, uma mínima inclinação da régua pode suprimir ou adicionar ao cálculo algumas centenas de litros de combustível.

Por fim, por ser um processo manual, a medição é propensa à manipulação, gerando desconfiança dos dados levantados.

Total controle sobre o inventário

Não à toa, a reconciliação automática de inventário em postos de combustíveis vem sendo amplamente utilizada no mundo todo.

Ela é realizada via sensores e sondas inseridos nos tanques, conectados a um equipamento de medição que fornece informações variadas sobre o estoque em tempo real. Os dados são transmitidos entre hardwares, sem intervenção humana. O equipamento de medição de tanques possui conexão com as bombas através do sistema de automação (concentradores de bombas).

Como resultado, a reconciliação automática gera um relatório rico em dados para apoiar a gestão no posto. Entre elas, destaca-se o grau de variância, que consiste na diferença entre os valores do inventário real e do inventário calculado. Por meio da variância é possível obter várias informações para o gerenciamento do estoque, tais como  se os bicos de bombas estão descalibrados, se houve algum furto, se há vazamentos, entre outros.

O documento também permite verificar se o volume de fechamento coincide com o esperado e aponta eventuais inconsistências no momento da descarga dos produtos nos tanques.

O relatório pode ser acessado pelo gestor do posto por várias formas: smartphone, aplicativo, diretamente no equipamento, etc. O sistema pode, ainda, ser configurado para enviar o relatório via e-mail. O administrador é quem define como quer que os dados sejam fechados, se ao final de cada dia, ao final de cada turno de trabalho ou mesmo por hora.

Reconciliação no posto de combustível: automatizar para reduzir custos e riscos

A reconciliação automática de inventário agrega uma série de vantagens para a gestão de postos de combustíveis:

- Por oferecer um mapeamento preciso dos estoques, a reconciliação atua como proteção financeira ao posto. Perdas podem ser rapidamente detectadas e reparadas.

- Ao permitir a consulta instantânea de inventário, o processo assegura maior eficiência e assertividade na gestão de estoques e na logística.

- Os dados da reconciliação automática em postos de combustíveis  auxiliam o preenchimento do Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC) exigido pela Agência Nacional de Petróleo (ANP).

- A reconciliação automática é um mecanismo de proteção ambiental ao facilitar a identificação de possíveis vazamentos nos tanques.

Um requisito para que o processo de reconciliação automática de estoques funcione é a precisão da medição. Nesse sentido, a configuração do tanque merece a atenção dos administradores. Estudo da Gilbarco Veeder-Root detectou que 80% dos problemas de variação de estoques estão relacionados ao input dos dados do tanque (diâmetro, capacidade, inclinação). 

Os tanques, com o passar do tempo, deformam, ovalizam, se acomodam no solo. A correção da arqueação pode corrigir esse problema, devolvendo a confiabilidade ao processo de medição de estoques.