Você sabia que o diesel corresponde a cerca de 40% dos custos operacionais de uma frota, e que seu preço já subiu quase 28% só nesses primeiros meses de 2021? E que ainda existem perspectivas de aumentar mais 7% no ano, segundo as previsões mais otimistas, e mesmo levando em conta possíveis mudanças na tributação? Assim, falhas na gestão do produto aumentam significativamente o custo do negócio, minando a competitividade da empresa e, consequentemente, sua lucratividade.

Então, se você não quiser perder dinheiro, está mais do que na hora de passar um pente fino no seu controle de consumo de combustíveis e assumir uma gestão rigorosa: cada litro perdido ou desperdiçado significa menos dígitos no seu caixa.

Quais são os principais “ralos”?

Em que momentos da operação perdas e/ou desvios acontecem? A resposta é: em todos, a começar pelo transporte e recebimento.

1 – Recebimento

Entre o abastecimento do caminhão-tanque, na base, e o armazenamento do produto no tanque de uma empresa, alguns “acidentes de percurso” são possíveis. Exemplos?  Derramamento involuntário de combustível, retirada não autorizada no caminho (leia-se fraude) e, ainda, as famosas perdas por temperatura. Esses “desvios” não estarão contemplados na nota fiscal e, dificilmente, serão identificados por sistemas manuais, rudimentares, de medição do combustível do tanque da carreta. Mas, são perdas eventualmente relevantes.

Diante de acontecimentos como esses, o volume de produto pago será maior do que o volume que, de fato, entrou no tanque da empresa. Essa é a diferença entre o estoque teórico, contábil, e o estoque real: você paga, mas não leva tudo o que comprou.

Além disso, por imprecisão quanto à quantidade de produto existente no tanque, antes do descarregamento, pode acarretar em transbordamento. E lá se vai o combustível escorrendo pelo pátio de abastecimento e, com ele, parte do seu lucro. Isso sem contar os riscos de acidentes e de contaminação do meio ambiente e as sanções legais geradas por eventos dessa natureza, que também se convertem em perdas financeiras.

Por outro lado, o desconhecimento sobre o nível correto dos estoques no tanque pode acarretar a chamada pane seca, ou seja, o combustível se esgota antes do prazo previsto, acarretando custos adicionais e/ou a possibilidade de atrasos no cronograma de trabalho. Resultado: a empresa, provavelmente, terá de recorrer a um posto comercial de revenda de combustíveis, onde os preços são mais altos – em função de margens agregadas e carga tributária mais elevada –, e o pagamento precisa ser à vista, na maior parte das vezes.

Não faz sentido o transtorno no fluxo de trabalho e, ainda, ter de pagar a mais quando você já investiu em uma estrutura própria, para ter segurança de abastecimento da frota e a despesa com o combustível mais reduzida do que se realizada no varejo, certo?

2 – Estoque

Já o armazenamento pode apresentar outro tipo de problema: vazamentos. Estes podem ocorrer tanto nos tanques – subterrâneos ou de superfície –, quanto nas tubulações. Esses escapes de combustível, por menores que sejam, além de representarem prejuízo, geram riscos, e o gestor, por vezes, sequer suspeita da existência.

São causados por falta de proteção adequada dos equipamentos, que, quando produzidos com materiais sujeitos a corrosão, encontram-se expostos a intempéries e a acidentes, ou, no caso dos tanques subterrâneos, à deterioração pela ação da umidade e do solo. A ausência de sistemas eficientes de medição de tanques e tubulações, que detectem instantaneamente vazamentos, mesmo quando mínimos, impede que o problema seja identificado e sanado com rapidez. Assim, o derramamento de combustível e a perda financeira continuarão “silenciosamente”.

A temperatura é outro fator que influencia na estocagem de combustível. As medições manuais, não levam em conta a influência dessa variável na medição de estoque. Sim, o combustível é um líquido. E como todo e qualquer líquido exposto a diferentes temperaturas, expande-se ou contrai. Dentro de um tanque, isso representa variações na altura da coluna de combustível. É a altura da coluna de combustível que serve como referência de volume existente. Essa variação irá significar apontamentos de volumes errados, dando a sensação de perdas e ganhos irreais para a contabilidade geral do posto de abastecimento. 

3 – Abastecimento

O abastecimento é outro ponto nevrálgico. Bomba descalibrada ou fraudada, transbordo ao abastecer um veículo e abastecimento irregular de veículos que não fazem parte da frota podem ser considerados como principais pontos de perdas. E, como os citados anteriormente, também esses escapes de combustível e dinheiro raramente são contabilizados – e até mesmo percebidos –, perante uma gestão falha das informações sobre o produto.

Vale, ainda, lembrar que a falta de aferição regular da bomba e o manuseio incorreto de seus componentes, como mangueiras e bicos, muitas vezes executado por colaboradores descuidados ou que não receberam o devido treinamento para abastecer veículos, também pode levar ao desperdício de combustível.

E quanto aos custos de manutenções? É comum instalações com bombas mecânicas antigas, que requerem manutenções e calibrações frequentes. Além do aumento nos gastos operacionais dos postos, qual a confiabilidade nos apontamentos feitos por essas instalações? 

4 – Gestão das informações

Como todos sabem, o ser humano não é perfeito. Uma distração na coleta de dados de um abastecimento, por exemplo, no momento de preencher uma planilha, seja manualmente ou por digitação, é suficiente para gerar relatórios incorretos. O mesmo vale para omissão de uma operação, seja por esquecimento ou por má-fé, no caso de veículos não autorizados. Falhas humanas também podem ocorrer na medição dos tanques dos veículos e do posto empresa, ocasionando transbordamento ou entregas em volumes inferiores aos da nota fiscal.

Muitas vezes, o encarregado do ponto de abastecimento não pode concentrar sua atenção exclusivamente nessa tarefa, pois realiza outras funções ao mesmo tempo, falhando no registro dos dados. Assim, as informações dessas planilhas são pouco confiáveis.

Você pode dizer, com segurança, quanto combustível recebeu na última entrega, qual o volume no tanque da empresa e qual o momento apropriado para solicitar nova entrega? Ou, então: quantos abastecimentos foram realizados no mês, por quais veículos, em que quantidades e em quais dias? Ou, ainda: qual o consumo médio mensal de cada veículo da frota?

E mais: o volume de combustível que você comprou naquele mês é igual ao volume consumido pela frota? Qual é a sua perda e ganho real no posto de combustível no fechamento do turno / dia / mês de operação? 

O resultado de todas as falhas de informação é a impossibilidade de responder a essas questões com exatidão e, portanto, conseguir tirar proveito dos dados para maior eficiência na gestão do combustível, e, em consequência, gerar maior economia e produtividade, para o seu negócio.

O ideal para garantir essa eficiência é poder contar com dados confiáveis, que possam proporcionar total controle da frota e informações detalhadas sobre o fluxo de abastecimento. Com isso é possível identificar facilmente as perdas do processo de abastecimento, os eventuais vazamentos, tendências operacionais e fraudes.

Há meios para isso, com custo até menor do que você pode imaginar.

O valor das perdas

E, diante do preço atual do diesel e das previsões de elevação gradual em 2021, é fundamental dar a devida atenção no controle da gestão dessa despesa.

Só a título de exemplo do que vem por aí e do crescimento das possíveis perdas financeiras, originadas nos diferentes pontos do percurso do produto até seu consumo, basta dizer que no dia 18 de fevereiro, o preço do diesel na refinaria passou a ser de R$ 2,58/litro, o que corresponde a mais de 50% do preço de venda a empresas frotistas. A este deverão ser acrescidos outros valores, como o do biodiesel e da margem da distribuidora e/ou TRR, e, ainda impostos e frete da refinaria até a base mais próxima, e da base até o tanque da sua empresa, itens que não têm percentuais uniformes no país. 

Mas vamos imaginar que esse diesel seja entregue a um custo de R$ 3,25/litro a uma empresa que tenha um consumo de 350 mil litros por mês. A despesa mensal é de R$ 1.137.500,00, um montante nada desprezível, certo? Porém, com uma gestão ineficiente, parte desse produto – cerca de 5% – desapareceu pelo caminho, embora a despesa total tenha sido contabilizada. Isso significa uma perda de 17,5 mil litros ou R$ 56.875,00.

Mas, segundo especialistas, não raro, essas perdas podem chegar a 10% do total adquirido, ou seja, usando o mesmo exemplo hipotético, a perda pode chegar a R$ 113.750,00!

Calcule o impacto de valores como esses nos seus custos operacionais e, ao economizá-los, qual seria o ganho de sua empresa em termos de competitividade.

Nós podemos ajudar. A Gilbarco Veeder-Root tem soluções automatizadas de ponta a ponta para controle de consumo de combustível de frotas com postos próprios, seja qual for a atividade, o tamanho do negócio ou a necessidade específica.

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