Conheça os níveis de controle (ou maturidade, como gostamos de chamar, aqui, na Gilbarco Veeder-Root) de combustível existentes. Quanto mais exata a sua gestão de combustível, mais lucrativa será a atividade principal.

Os sistemas de gestão de combustíveis visam a eficiência no seu abastecimento e consumo, que podem resultar em economia de mais de 10%. Conheça os diferentes níveis de maturidade e de precisão desses sistemas, suas características e vantagens. Vamos lá?

Combustível é um insumo que cada vez mais pesa nos custos operacionais das empresas. Só para se ter uma ideia, basta dizer que em 12 meses, até agosto de 2021, o preço do diesel acumulou alta de 35,42%, enquanto a inflação oficial no período foi de 9,68%. 

Se, antes, o controle dos abastecimentos já era motivo de atenção, especialmente para empresas com frota robusta, atualmente perdas nesse valioso insumo são consideradas inadmissíveis, pois podem comprometer a viabilidade econômica do próprio negócio. Isso porque, dependendo do segmento e do porte, a despesa com o combustível pode representar até mais de 40% do custo operacional da atividade.

Exatamente por isso, é importante que as empresas que possuem frotas, adotem soluções de controle de abastecimento para usufruir dos benefícios que uma elevada maturidade na gestão do combustível pode proporcionar, principalmente da economia deste insumo.

A gestão eficiente do combustível deve considerar uma série de fatores, como a solução de automação escolhida, a qualidade da sua instalação física (tanques, bombas e outros) e da operação do sistema instalado, a capacitação da equipe e, ainda, a manutenção dos requisitos mínimos necessários para evitar a ocorrência de desvios operacionais.

Etapas do amadurecimento

Mas, voltando à questão da maturidade. A evolução da gestão se dá em cinco níveis, a partir do nível zero, em que tudo é manual, com perdas estimadas em mais de 10%. Na sequência, “amadurece” - com a introdução gradativa de equipamentos e funcionalidades - até chegar ao nível 4 - à excelência da gestão. Neste estágio, por meio da adoção de tecnologia de ponta (incluindo inteligência artificial), equipamentos e softwares de última geração, aplicação de KPIs (indicadores-chave de desempenho), as perdas são inferiores a 1%.

A imagem a seguir mostra este conceito:

Vamos analisar as características de cada um deles:

Nível de maturidade zero

Essa forma de controle, totalmente manual, é muito simples e rudimentar, pois não tem o respaldo de uma cultura de gestão de combustíveis. De implantação fácil e de custo baixo ou inexistente, não requer capacitação para ser executada e é totalmente dependente da interferência humana. O controle é quase que meramente intuitivo.

Porém, traz muitas desvantagens, a começar pela ínfima economia que pode proporcionar, de menos de 1,5% do combustível movimentado, uma vez que os dados não são precisos e os controles, frágeis: o controle de estoque, com o uso de réguas de medição, é inexato, assim como o registro manual dos dados em planilhas (como as do Excel), que apresenta alto índice de erros e gera relatórios inconsistentes. Além disso, essa modalidade de controle dificulta a detecção de perdas, permitindo que o percentual destas e de desvios supere os 10% e, ainda, impeça a identificação de responsáveis.

Nível 1

O controle passivo de abastecimento é o primeiro passo para um sistema automatizado de gestão, embora, aqui, essa cultura, que considera a importância do controle no processo, permaneça ausente. Um hardware básico faz o registro automático dos abastecimentos e nada mais. Isso garante economia de até 2% no combustível, o que é ligeiramente maior do que a proporcionada pelo sistema anterior e igualmente de fácil implementação e mínima manutenção.

Mas há a contrapartida. A interferência humana está presente em todas as demais etapas, à exceção da do registro das operações de abastecimento - que, no entanto, são lançadas manualmente em software básico de controle. Assim, erros e desvios de inventário podem ocorrer, comprometendo até 10% do volume total movimentado. Aqui também há falhas expressivas no controle do estoque e na alocação de dados nos relatórios.

Nível 2

A partir desse novo degrau, a frota passa a ser identificada e começa a despontar a cultura de gestão. Com isso, o controle sobre perdas se mostra mais efetivo, chegando a 5,5%. Além desse ganho em eficiência, a dificuldade e o custo de implementação dessa etapa é menor do que se imagina, e sua manutenção, esporádica.

O nível 2 de maturidade permite o controle básico dos usuários/frota. Um dispositivo (que pode ser um TAG, por exemplo, algo semelhante a um chaveiro de identificação) traz a identidade de cada veículo da frota autorizado a abastecer naquele ponto. Um terminal, na pista, “lê” o TAG e libera a bomba para o abastecimento. Nesse estágio, as responsabilidades dos envolvidos no abastecimento – motorista, administrador e operador – estão definidas, há a emissão de relatórios on-line e a integração com ERPs (Enterprise Resource Plannings, ou, simplesmente, sistemas integrados de gestão).

Mesmo assim, nessa fase ainda há pouco uso de softwares e algumas falhas e desvios que, apesar de menores do que nos estágios anteriores, podem gerar alguma perda de combustível, pois uma vez que a identificação dos veículos cadastrados é manual, o TAG de um veículo pode “trocar de mãos”, sendo usado para abastecer outro, não autorizado.

Nível 3

Neste patamar, o controle dos usuários/frota vem acompanhado de equipamentos mais robustos. Se na etapa anterior, o uso do TAG de identificação já significou um avanço de peso no controle de perdas, neste nível ele ganha um aliado substancial que irá potencializar sua eficiência. Trata-se de um dispositivo (sensor ou anel), instalado na boca do tanque de cada veículo da frota, que impede fraudes, como, por exemplo, que um veículo diferente seja abastecido usando a identificação do TAG de outro. Com desvios inferiores a 2% e controles mais rígidos, a economia sobe para até 8%.

Neste estágio, a instalação é de média complexidade, há a emissão de relatórios on-line e a integração com ERPs. Mas conta com atributos complementares: além do registro do usuário (veículo), também é integrado pelo registro do condutor e dos equipamentos e a cultura de gestão de combustíveis já está presente. Mas, para aproveitar integralmente os benefícios propiciados por esse nível de automação, a manutenção precisa ter regularidade e a equipe interna deve estar devidamente capacitada para operar o sistema e a plataforma de gestão.

Nível 4

Este é o nível “top” de maturidade, que pode restringir as perdas a menos de 1% e gerar economia de até 10% na movimentação de combustível: todos os dados de equipamentos e processos de automação são captados e enviados automaticamente para o software de gestão (controlador), sem a interferência humana.

O sistema totalmente automatizado, que guarda os dados na segurança da “nuvem”, contempla o monitoramento de itens considerados críticos no campo do abastecimento, como as entregas de combustível, histórico do consumo de cada veículo da frota e sua eficiência.

Todas as leituras do veículo a ser abastecido são automáticas (por meio de RFID ou outro), captadas e enviadas para a “nuvem”: sua identificação e do motorista, odômetro/horímetro (que mostra quanto tempo o motor ficou ligado), quantos litros abasteceu, histórico de abastecimentos e etc. O mesmo com relação ao volume de combustível no reservatório do posto, por meio de sensores instalados no tanque.

Neste que é o nível máximo de maturidade, de cultura de gestão de combustíveis, a precisão dos dados permite a otimização de processos indiretos (como manutenção dos veículos, entre outros) e, mesmo que o operador não esteja on-line, ele receberá alarmes, sempre que algo fuja dos padrões normais.

Aqui, a gestão é comandada por KPIs, que fornecem informações em tempo real, cabendo ao gestor a definição dos parâmetros desses indicadores de desempenho. Ao avaliar, por exemplo, a incidência de contingências, emite relatórios de conexão que detectam suas causas e apontam para soluções.

Manutenção constante e emprego de pessoal capacitado são indispensáveis para extrair o máximo que o sistema pode proporcionar, o que inclui desde informações precisas da entrega do combustível à conclusão do abastecimento, mostrando as etapas em que se verificam perdas ou desvios, e a aplicação de ferramentas de gestão mais adequadas ao empreendimento.

Soluções escaláveis

O amadurecimento da gestão pode acontecer em etapas. Pensando nessa evolução, fornecedores de equipamentos e soluções tecnológicas desenvolvem produtos modulares. Assim, novos equipamentos e funcionalidades podem ser agregados aos já existentes, sem a necessidade de substituição e de custos adicionais em adaptações. 

Mas o tema da maturidade de gestão de combustíveis não se esgota aqui. Temos muito mais informação para compartilhar. Aguarde!

Caso tenha dúvidas ou gostaria de ter mais informações , a equipe da Gilbarco Veeder-Root está a sua disposição