É natural que as organizações – tanto públicas quanto privadas – busquem por praticidade e contenção de gastos, para garantir sua sobrevivência e rentabilidade. E essa preocupação também deve - ou deveria - se estender às despesas com combustível.

Empresas que têm intensa demanda desse insumo procuram garantir autossuficiência quando o assunto é o abastecimento de suas frotas próprias, por meio de postos internos. Rotuladas por órgãos oficiais de pontos de abastecimento (PAs), representam grandes vantagens competitivas, tanto do ponto de vista econômico, quanto logístico. Por se tratar de um insumo, têm carga tributária menor do que a incidente no produto que vai para a revenda, além de terem um elo a menos a remunerar na cadeia de distribuição. 

Por outro lado, quando o consumo é elevado, vale mais a pena ter estoque “em casa”, mediante planejamento de entregas, do que depender de pedidos ‘picados’ e frequentes, cujas entregas podem atrasar, inviabilizando – ainda que por curto período – a atividade. Isso, sem contar que há veículos pesados que consomem grandes volumes, como os encontrados em grandes áreas de mineração e lavouras, que precisam ser abastecidos in loco, seja nos PA`s ou por caminhões-comboio.

É preciso não esquecer que as propriedades rurais e áreas de mineração, por exemplo, estão espalhadas por todo o país, não raro em áreas de difícil acesso e nem sempre próximas as bases de distribuição de combustíveis, inviabilizando entregas imediatas.

Custos e recordes

A título de exemplo, estimativas de 2018 e 2020 apontavam que o óleo diesel representava, então, quase 40% dos custos do transporte no agronegócio e 46% dos custos operacionais da mineração. Porém, este ano, essa participação nos custos passou a crescer consideravelmente.

A valorização acentuada dos combustíveis verificada em 2021 fez com que esse insumo passasse a ter peso significativamente maior na estrutura de custos das empresas, especialmente daquelas que fazem uso intensivo desses produtos, como as de transporte, de mineração e do agronegócio, podendo superar os 50% em alguns casos.

A isso se somam os sucessivos recordes de produção e exportação nessas duas áreas e o grande incremento na atividade das transportadoras de bens, causado pelo confinamento decorrente da pandemia do coronavírus, pelo fechamento das lojas físicas e pelo verdadeiro boom do comércio virtual. Ou seja, o consumo de combustíveis, especialmente nesses setores, cresceu e deve continuar nessa trajetória, já que essas atividades continuarão aquecidas, segundo previsões.

E vale lembrar que enquanto as commodities agrícolas têm seus preços determinados pelo mercado internacional, no Brasil, internamente, vigoram tabelas de frete. Portanto, nesses casos, nos quais as empresas não são livres para estabelecer preços, a rentabilidade maior deve estar calcada na redução dos custos.

Diante desse cenário e dos benefícios proporcionados pelos pontos de abastecimento às empresas, não surpreende que em agosto, em menos de um mês, o número de novas autorizações concedidas pela Agência Nacional do Petróleo, Biocombustíveis e Gás Natural (ANP) tenha saltado de 21.351 para 21.419. Isso sem computar os estabelecimentos com tancagem total inferior a 15m³, que estão dispensados de autorização da agência.

As regras

Os PAs são aprovados conforme o disposto na Resolução ANP n°12, que está vinculada a requisitos técnicos de fabricação, regulamentações ambientais e outras. O projeto das instalações para construção ou ampliação de um PA deverá obedecer às normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), às de segurança das instalações, ao código de postura municipal, às do corpo de bombeiros e às exigências do órgão ambiental competente. E, sua construção deverá estar rigorosamente de acordo com especificações do projeto aprovado pelos órgãos responsáveis.

Essa legislação também trata das obrigações dos detentores de PAs. Uma delas é “abastecer os veículos somente por intermédio de equipamento medidor submetido ao controle metrológico por parte do Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial (INMETRO) ou por empresa por ele credenciada”. Outras dispõem sobre o cuidado com os equipamentos e segurança: “manter em perfeito estado de funcionamento e conservação os equipamentos medidores, tanques de armazenamento e equipamentos de combate a incêndio” e “zelar pela segurança das pessoas e das instalações, pelo correto manuseio do combustível, pela saúde de seus empregados, bem como pela proteção ao meio ambiente”.

Parque antigo e perdas significativas

Os equipamentos são, em geral, muito robustos, com vida útil bastante longa. Mas, não são eternos. No entanto, o que se vê hoje pelo país, empiricamente, é um parque de abastecimento com grande concentração de instalações antigas e sucateadas. Assim, é difícil afirmar, categoricamente, que conseguem atender de forma integral o que a agência determina. No primeiro semestre de 2021, por exemplo, a ANP realizou 47 ações de fiscalização nesse segmento, que geraram 11 autos de infração e quatro interdições, um volume alto de infrações, já que representam 23,4% do total de estabelecimentos fiscalizados.

As condições reais dessas instalações quanto à idade e conservação dos equipamentos, qualidade dos dados obtidos nos abastecimentos e ao nível de automação são desconhecidas, ainda mais se for levado em conta o sem-número de PAs com capacidade de armazenamento de até 15m³.

O investimento inicial em licenças, tanques, bombas de medição e equipamentos e softwares de controle, cujo pagamento pode ser amortizado ao longo do tempo, é compensado pela logística mais ágil e pelo custo menor dos combustíveis. Entretanto, as empresas não podem desprezar a necessidade da manutenção das instalações e de severo controle no processo de abastecimento, pois, sem a gestão adequada, eventuais perdas nas diferentes etapas desse processo e controles falhos podem neutralizar a economia pretendida com a instalação e utilização do PA, e até mesmo causar prejuízos.

E, afora eventuais dores de cabeça geradas pela fiscalização de diferentes órgãos, o fato é que as empresas estão perdendo combustível e dinheiro ao serem descuidadas na conservação e na modernização de seu PA.

A medição imprecisa do tanque e uma bomba antiga demais ou descalibrada podem causar pane seca ou derramamento de combustível na pista, com riscos ambientais e à segurança de funcionários, e eventuais sansões. Além disso, se tornam fonte de informações imprecisas, gerando perda no controle do consumo do abastecimento e, por consequência, prejuízos. A etapa do abastecimento ainda envolve outros riscos, como acidentes com os equipamentos. E o registro contábil disso? Como fazer o controle? Planilhas de preenchimento manual ou em Excel não são confiáveis, porque “errar é humano”.

Gestão eficiente e rentabilidade

Um comportamento muito comum que se observa na prática de mercado, e que vem desta necessidade por controle do abastecimento, é investir em soluções de automação dos pontos de abastecimentos, sem pensar nas fontes que geram dados para essas automações. 

Empresas investem valores significativos em automação dos seus PA’s e esquecem de que são as bombas e os sistemas de medição que geram dados para esses sistemas automatizados. O resultado disso pode ser um prejuízo importante contabilizado, já que a automação receberá dados de fontes antigas, de baixa confiabilidade e precisão. 

Então, como obter informações seguras da movimentação dos combustíveis no PA e, com isso, evitar perdas e elevar a produtividade da instalação e do próprio negócio? A resposta é simples: Primeiramente, buscar a atualização do parque instalado, substituindo equipamentos antigos e de baixa confiabilidade, por tecnologia mais atual e confiável. Feito isso, conectar esses equipamentos a um sistema de automação, buscando aperfeiçoar a gestão do abastecimento e da frota, por meio uma base de dados confiável para uma gestão segura do consumo do combustível. Com isso é possível obter dados precisos sobre a movimentação dos combustíveis e o consumo de cada veículo, evitar perdas e otimizar processos, por meio de KPIs de gestão operacionais (Key Performance Indicator/ Indicador-Chave de Desempenho). Por meio dos KPIs é possível monitorar não apenas a área de abastecimento e a frota, mas também os principais processos internos da empresa – independentemente do porte e da área de atuação –, corrigindo eventuais falhas e possibilitando melhor gerenciamento do desempenho.

Não é necessário desembolsar valores astronômicos para modernizar sua estrutura operacional e administrativa. Ainda mais, considerando-se a redução de perdas e desvios, os quais podem representar até 10% do faturamento da empresa. Além disso, há opções modulares, que permitem a automatização gradual de processos, e, ainda, por meio de cessão em comodato, a substituição ou instalação de equipamentos de última geração.

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